PENGELOLAAN SURAT DINAS SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI DI KOTA YOGYAKARTA

Abstract

Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pengelolaan surat dinas masuk, (2) untuk mengetahui pengelolaan surat dinas keluar, (3) mengetahui hambatan-hambatan yang tejadi pada pengelolaan surat dinas Sekolah Menengah Kejuruan Negeri di Kota Yogyakarta.

Penelitian ini merupakan penelitian dengan pendekatan kualitatif dan sumber data adalah pengelola surat. Metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara tidak terstruktur dan dokumentasi. Uji keabsahan data dilakukan dengan trianggulasi sumber dan teknik. Analisis data menggunakan teknik analisis data model Miles, Huberman & Saldana.

Hasil penelitian ini menunjukkan (1) pengelolaan surat dinas masuk secara garis besar sudah sesuai dengan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta. Dalam penerimaan surat ada satu sekolah yang belum melakukan sesuai dengan aturan yang ada, selanjutnya dalam pencatatan surat ada satu sekolah yang tidak menggunakan kartu kendali surat masuk. Surat dinas masuk dapat diproses kurang lebih selama 3-5menit.  (2) Dalam pengelolaan surat keluar masih ada sekolah yang belum sesuai dengan peraturan yang ada. Pembuatan konsep surat dan pengetikan dilakukan dengan copy-paste dari surat yang pernah dibuat sebelumnya. Pembuatan surat keluar dilakukan rata-rata selama 5-10 menit. (3)  Hambatan yang dialami antara lain adanya pengelola surat yang sedang sakit, adanya pengelola surat yang masih baru, adanya pengelola surat yang tidak bisa mengoperasikan komputer dan sempitnya ruang pengelola surat