PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI BADAN PERENCANAAN, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN KLATEN

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) pengelolaan arsip dinamis di BAPPEDA Kabupaten Klaten (2) faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip dinamis di BAPPEDA Kabupaten Klaten.. (3) hambatan pengelolaan arsip dinamis di BAPPEDA Kabupaten Klaten. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci (key informan) penelitian yaitu satu petugas arsiparis. Informan pendukung berjumlah 4 orang. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data ditentukan menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: pengelolaan arsip dinamis meliputi (1) penciptaan arsip dinamis yang meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. (2) penggunaan arsip dinamis yang meliputi peminjaman yang menggunakan buku pinjam arsip, dan penemuan kembali arsip menggunakan kartu kendali. (3) pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng. (4) penyusutan arsip dilakukan tidak secara berkala. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah kombinasi antara sistem subjek dan sistem tanggal. Asas pengelolaan arsip menggunakan asas kombinasi antara sentralisasi-desentralisasi. b) fasilitas kearsipan masih kurang baik dari segi kualitas maupun kuantitas. c) kurangnya pegawai arsiparis yang secara khusus menangani kearsipan. d) ruang penyimpanan arsip tidak terpelihara dengan baik. Hambatan yang dihadapi yaitu: kurangnya fasilitas kearsipan baik dari kualitas maupun kuantitas, belum ada petugas arsiparsis yang khusus menangani kearsipan, penataan dan penyimpanan arsip belum dilakukan dengan baik, pemeliharaan dan pengaman arsip belum dilakukan dengan baik, kurangnya perhatian dari pegawai untuk mengelola arsip dengan baik, penyusutan arsip belum dilakukan dengan maksimal karena tidak ada jadwal retensi arsip.

Kata kunci: Pengelolaan, Arsip Dinamis, BAPPEDA Kabupaten Klaten