PENGELOLAAN ARSIP DI BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR (BPKB) DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip dan mengetahui hambatan yang dialami dalam pengelolaan arsip di BPKB DIY. Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek pada penelitian ini adalah petugas arsip atau pegawai yang bekerja mengelola arsip pada kantor BPKB DIY. Objek penelitian berupa proses pengelolaan arsip, beserta hambatan dan solusi untuk mengatasi hambatan tersebut. Metode pengumpulan data menggunakan, 1) wawancara, 2) dokumentasi, dan 3) observasi. Teknik analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan 1) prosedur penataan arsip dikelola oleh Sub Bagian Umum, 2) pelaksanaan penyimpanan arsip dilakukan oleh Sub Bagian Umum, 3) pelaksanaan pemeliharaan dilakukan dengan cara membersihkan tempat dan ruangan arsip, dan 4) kegiatan pemindahan dilakukan apabila ruang Sub Bagian Umum tidak cukup untuk menampung arsip & pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 5 sampai 10 tahun. Pada pengelolaan arsip faktor-faktor penghambat berupa: 1) kurangnya pegawai yang bertugas menangani arsip masuk dan keluar, 2) belum adanya pegawai yang khusus dalam menangani arsip, 3) tidak memiliki pegawai khusus arsip yang bertugas memelihara, mengawasi dan merawat arsip, dan 4) tidak memiliki petugas khusus yang bertugas untuk menilai arsip yang disimpan dan tidak adanya pedoman atau petunjuk mengenai tata cara pemindahan dan pemusnahan yang baik.

Kata kunci: pengelolaan arsip, hambatan, BPKB DIY