IMPLEMENTASI PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN ARSIP DAERAH DI KANTOR KELURAHAN NGADIREJO

Abstract

            Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: 1) implementasi program penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah di kantor Kelurahan Ngadirejo, 2) hambatan yang ditemui dalam implementasi program, dan 3) upaya dalam mengatasi hambatan dalam implementasi program.

     Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian ini berjumlah lima orang yaitu, satu orang sebagai informan kunci yaitu sekretaris dan empat informan pendukung terdiri dari kepala seksi pemerintahan, kepala seksi ketentraman dan ketertiban, kepala pembangunan dan kesejahteraan sosial, dan kepala seksi pelayanan umum. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data dilakukan dengan menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode.

     Hasil penelitian ini menunjukan bahwa 1) implementasi program penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah meliputi: a) penyelamatan arsip penting berupa dokumen perjanjian kerjasama, perizinan, kependudukan, kepegawaian, laporan program, bantuan sosial dan dokumen pernikahan. b) Kerusakan arsip penting berupa terlipat dan sobek karena penyimpanan yang kurang tepat. c) Kegiatan penyelamatan arsip dilakukan setiap enam bulan sekali dengan cara pengecekan  arsip penting, perbaikan, duplikasi, dan penyimpanan ulang. d) Peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelamatan arsip berupa lem, sapu tangan, komputer, printer, map, lemari arsip, dan filing cabinet. e) Kegiatan penyelamatan arsip penting dilakukan oleh masing-masing pegawai yang menyimpan arsip. f) Pemeliharaan dilakukan dengan cara membersihkan bagian dalam lemari penyimpanan, memberikan kapur barus, dan penyemprotan cairan anti rayap pada arsip yang disimpan. g) Pemindahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak digunakan yang ada di lemari penyimpanan arsip dipindahkan ke gudang. h) Masa simpan arsip di kantor Kelurahan Ngadirejo selama 5 tahun. 2) Hambatan yang ditemui yaitu tidak ada pegawai khusus arsip dan kekurangan jumlah peralatan maupun perlengkapan serta peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelamatan arsip belum lengkap. 3) Upaya yang dilakukan dalam mengatasai hambatan yaitu saling bekerjasama apabila menemui kendala dalam melakukan kegiatan penyelamatan arsip dan memaksimalkan peralatan yang sudah ada.  

Kata kunci :    Implementasi Program, Kearsipan