PENGELOLAAN ARSIP DALAM MENDUKUNG KINERJA PEGAWAI DI DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA DIY

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip, kinerja pegawai arsip, keadaan peralatan dan fasilitas arsip, hambatan yang terjadi pada pengelolaan arsip, serta upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan di DIKPORA DIY. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif yang dilakukan di Bidang Arsip DIKPORA DIY. Subjek penelitian dalam penelitian ini adalah Kassubag Umum dan Pegawai Arsip. Teknik analisis data yaitu analisis interaktif dengan tahap: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Teknis analisis data yang digunakan adalah teknik triangulasi sumber dan tiangulasi metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dalam mendukung kinerja pegawai di DIKPORA DIY yaitu: 1) pengelolaan arsip menggunakan sistem penyimpanan arsip subyek, pemeliharaan arsip menggunakan cara konvensional, penyusutan dan pemusnahan arsip mengacu pada Pergub DIY; 2) pegawai arsip tidak memiliki latar belakang arsip, pegawai arsip hanya diberi tugas tambahan untuk mengelola arsip, dibantu oleh pihak ketiga dalam mengelola arsip; 3) peralatan yang dimiliki sudah cukup memadai namun beberapa keadaanya kurang baik, ruangan cukup luas tetapi tidak sebanding dengan jumlah arsip yang dimiliki. Hambatan Subbag Umum dalam mengelola arsip untuk mendukung kinerja pegawai yaitu: 1) arsip yang memiliki retensi lama jumlahnya banyak; 2) luas ruangan tidak sebanding dengan jumlah arsip yang ada; 3) jumlah pegawai tidak sebanding dengan jumlah arsip; 4) pegawai arsip tidak memiliki latar belakang mengenai arsip; 5) keterbatasan dana yang dimiliki. Saran untuk mengatasi hambatan yaitu: 1) memperluas ruang penyimpanan arsip; 2) menambah pegawai arsip; 3) tidak menggunakan pihak ketiga dalam menggelola arsip; 4) menggunakan sistem penyimpanan online.