PENGELOLAAN ARSIP DI DINAS PARIWISATA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: 1) pengelolaan arsip di Dinas Pariwista Daerah Istimewa Yogyakarta yang meliputi a) penciptaan arsip, b) penggunaan arsip, c) pemeliharaan dan perawatan arsip, d) penyusutan dan pemusnahan arsip. 2) faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip di Dinas Pariwisata DIY.Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian  berjumlah 4 orang yaitu Kasubag Umum, pegawai Unit Kearsipan dan pegawaidepo arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Analisis data menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Teknik analisis keabsahan data menggunakan teknik triangulasi sumber dan triangulasi metode. Hasil penelitian menunjukkan: 1). a) penciptaan arsip berupa pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah berjalan dengan baik, namun pengiriman surat keluar belum dapat dilakukan secara satu pintu. b) peminjaman arsip belum menggunakan prosedur khusus peminjaman, penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu sekitar 3-5 menit. c) perawatan dan pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu dengan kemoceng dan memberikan kamper pada celah-celah arsip. d) penyusutan dan pemusnahan arsip belum sesuai dengan jadwal retensi arsip. 2).a) sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem nomor dan asas yang diterapkan adalah asas kombinasi. b) fasilitas yang ada masih kurang memadahi untuk mengelola arsip yang dimiliki. c)  petugas kearsipan sudah menjalankan tugasnya dengan baik namun belum maksimal. d) lingkungan kerja kearsipan sudah nyaman, namun lingkungan kerja petugas kearsipan yang ada di depo arsip belum kondusif.