PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN KALASAN YOGYAKARTA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Kalasan Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penentuan subjek penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling. Subjek penelitian berjumlah tiga orang yaitu Karyawan Sub Bagian umum dan kepegawaian, Karyawan Seksi kesejahteraan masyarakat dan Karyawan Seksi ketentraman dan ketertiban. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan kajian dokumen. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif kualitatif. Pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Kalasan Yogyakarta belum optimal. Hal tersebut disebabkan oleh peralatan dan perlengkapan untuk mengelola surat masih belum lengkap, seperti printer, rak arsip, lemari arsip, map arsip, filing cabinet. Hambatan-hambatan dalam mengelola surat yaitu belum adanya Karyawan yang khusus menangani surat, kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan surat, belum tersedia tempat khusus untuk penyimpanan arsip, pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam mengelola surat masih terbatas karena belum pernah mengikuti bimbingan teknis atau pelatihan tentang persuratan. Usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam mengelola surat yaitu memohon untuk menambah Karyawan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah), berusaha melengkapi peralatan dan perlengkapan surat, mengikutsertakan staf yang menangani surat untuk ikut pelatihan teknis tentang surat, meningkatkan atau menambah ruangan khusus untuk menyimpan arsip.

Kata kunci: Surat, Pengelolaan Surat