PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR KECAMATAN SENTOLO KULON PROGO

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui 1) pelaksanaan pengelolaan surat masuk dan surat keluar, 2) hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar, dan 3) upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Kecamatan Sentolo Kulon Progo. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian terdiri atas informan kunci yaitu Sekretaris Camat dan Staff Subbag Umum dan informan pendukung yaitu Kasubbag Umum, Kepala Seksi Kesejahteraan Sosial dan Kepala Seksi Ekonomi Pembangunan. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif kualitatif, untuk  pemeriksaan keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) pelaksanaan pengelolaan surat di Kantor Kecamatan Sentolo belum berjalan secara optimal karena dalam aktivitasnya pengelolaan surat tidak mengikuti prosedur pengelolaan surat. Surat yang telah diproses seharusnya dikembalikan ke bagian Sekretariat untuk diarsipkan, akan tetapi untuk proses penyimpanan arsip di Kantor Kecamatan Sentolo diserahkan ke masing – masing seksi. Masing – masing seksi menyimpan arsip hanya di sekitar meja kerja, bahkan ada yg ditumpuk dan diikat kemudian disimpan di atas lantai. 2) Hambatan dalam pengelolaan surat yaitu: (a) belum adanya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, (b) kurang tersedianya peralatan dan perlengkapan untuk pengelolaan surat, dan (c) surat yang bersifat segera datang secara mendadak atau surat yang harus diambil sendiri. 3) Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam mengelola surat yaitu: (a) mengusulkan pengadaan untuk melengkapi peralatan dan perlengkapan pengelolaan surat dalam anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan Kantor Kecamatan Sentolo, (b) penggunaan media komunikasi seperti WhatsApp dan BBM untuk surat segera atau surat yang harus diambil sendiri, dan (c) mengikuti pelatihan atau Bimtek mengenai kearsipan yang diadakan di Pemkab Kulon Progo.

Kata kunci: pengelolaan surat, surat masuk dan surat keluar