PENGELOLAAN ARSIP DI TATA USAHA DIREKTORAT PASCASARJANA PENDIDIKAN UNIVERSITAS SARJANAWIYATA TAMANSISWA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, 1) penciptaan arsip, 2) penggunaan arsip, 3) pemeliharaan arsip, 4) penyusutan arsip, 5) faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pengelolaan arsip di Tata Usaha Direktorat Pascasarjana Pendidikan UST.  Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif.  Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah tiga (3) orang, Ketua Tata Usaha, Karyawan bagian Administrasi Perlengkapan dan Karyawan bagian Administrasi Kepegawaian.  Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi.  Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan.  Pemeriksaan keabsahan dengan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip di DPsP meliputi: 1) Penciptaan arsip dalam hal pencatatan surat, proposal penelitian dan tesis  sudah berjalan, namun masih ada beberapa arsip yang belum tercatat. 2) Penggunaan arsip, yang meliputi peminjaman arsip belum menggunakan prosedur khusus peminjaman dan penemuan kembali arsip masih membutuhkan waktu yang cukup lama. 3) Pemeliharaan arsip dilakukan dengan membersihkan arsip dari debu dengan menggunakan kemoceng. Belum tersedianya alat pemadam kebakaran. 4) Penyusutan arsip belum pernah dilakukan karena karyawan belum melakukan penilaian arsip. 5) Faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip meliputi: a) Sistem penyimpanan arsip surat sudah menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.  Sedangkan penyimpanan proposal penelitian dan tesis belum menggunakan sistem penyimpanan. b) Fasilitas yang ada kurang memadai, sehingga peralatan dan perlengkapan belum bisa menjalankan fungsi setiap sistem. c) Petugas kearsipan di Tata Usaha DPsP belum bisa dikatakan optimal dalam melaksanakan tugas mengelola arsip. d) Lingkungan sudah nyaman mengingat suhu udara, penerangan, warna tembok dan suasana kerja sudah mendukung.

Kata Kunci: Pengelolaan Arsip, Petugas Kearsipan, Lingkungan Kerja Kearsipan