PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PUSAT SAINS DAN TEKNOLOGI AKSELERATOR BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL (PSTA BATAN) YOGYAKARTA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) pengelolaan arsip dinamis di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional (PSTA BATAN) Yogyakarta (2) hambatan pengelolaan arsip dinamis di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional (PSTA BATAN) Yogyakarta (3) upaya mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamis di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator Badan Tenaga Nuklir Nasional (PSTA BATAN) Yogyakarta. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan kunci (key informant) penelitian yaitu satu pegawai bagian tata usaha yang juga petugas kearsipan. Informan pendukung terdiri dari satu pegawai unit jaminan mutu, satu pegawai bagian tata usaha, satu pegawai bidang reaktor, satu pegawai bidang fisika partikel, dan satu pegawai bidang keselamatan kerja dan keteknikan. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan cara pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Keabsahan data ditentukan menggunakan teknik triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (1) Pengelolaan arsip dinamis, pedoman yang digunakan Peraturan Kepala BATAN Nomor 6 Tahun 2015 Tentang Pedoman Kearsipan dan Kode Klasifikasi. Pengelolaan arsip berbentuk surat masuk dan surat keluar. Ruang penyimpanan arsip kurang mendapat perhatian. Petugas khusus arsip belum ada hanya penunjukan salah satu staff seksi. Sistem penyimpanan arsip surat dan kartu kendali menggunakan sistem subjek. Asas penyimpanan arsip menggunakan asas kombinasi antara sentralisasi-desentralisasi. Pemeliharaan dan pengamanan arsip belum baik. Peminjaman dan penemuan kembali arsip dilakukan ketika ada pegawai yang hendak meminjam arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara pemindahan arsip ke bagian tata usaha. (2) Hambatan pengelolaan arsip dinamis, belum ada petugas arsip yang khusus menangani arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis belum sesuai dengan pengelolaan yang benar, belum adanya perhatian dari para pegawai untuk mengelola arsip dengan baik. (3) Upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan pengelolaan arsip dinamis, menambah beban kerja kepada setiap pegawai dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, membuat jadwal rutin untuk setiap pegawai dalam memelihara dan pengamanan arsip dinamis, meningkatkan perhatian dan kesadaran para pegawai untuk mengelola arsip dinamis secara baik dan benar.

Kata kunci: Pengelolaan Arsip, Arsip Dinamis, PSTA BATAN Yogyakarta