PENGELOLAAN SURAT ELEKTRONIK (E-MAIL) DI KANTOR DISPERINDAG PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk: 1) mengetahui pengelolaan surat masuk elektronik di Kantor Disperindag Provinsi DIY; 2) mengetahui pengelolaan surat keluar elektronik di Kantor Disperindag Provinsi DIY. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Data yang diperoleh dianalisis secara deskriptif dengan melakukan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Teknik keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi sumber dan metode. Informan penelitian sebanyak 4 orang yakni 2 orang informan kunci dan 2 orang sebagai informan pendukung. Hasil penelitian menunjukan bahwa: 1) Pengelolaan surat masuk elektronik (e-mail) dikelompokkan menjadi dua jenis penanganan yakni surat biasa dan surat penting. Surat biasa yang diterima dapat langsung diproses tanpa melakukan pencetakan menggunakan kertas. Surat penting dilakukan pencetakan ke dalam kertas terlebih dahulu sebelum diproses seperti surat kertas; 2) Pengelolaan surat keluar elektronik dibedakan menjadi dua jenis penanganan yakni surat biasa dan surat penting. Surat biasa langsung dikirim melalui media elektronik e-mail. Surat penting diproses secara elektronik menggunakan e-mail kemudian disusulkan surat berbasis kertas; 3) Hambatan dalam pengelolaan surat elektronik yakni jaringan yang mengalami gangguan dan pegawai yang belum semua terampil menggunakan surat elektronik.

Kata kunci : Pengelolaan Surat, E-mail, Kantor Disperindag