PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR KECAMATAN DONOROJO KABUPATEN PACITAN

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk 1) Mengetahui pegelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor

Kecamatan Donorojo, 2) Mengetahui faktor yang menghambat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar 3) Mengetahui usaha mengatasi hambatan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Penelitian ini menggunakan desain penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian ini dilakukan di Kantor Kecamatan Donorojo Kabupaten Pacitan Jawa Timur pada bulan Juni sampai bulan Juli. Subyek penelitian terdiri dari informan utama dan informan pendukung. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik Analisis Data pada penelitian ini menggunakan analisis interaktif yang terdiri dari: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Teknik keabsahan data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: 1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Donorojo sudah berjalan tetapi belum maksimal. 2) Kurang sadarnya Pegawai Kantor Kecamatan Donorojo tentang pentingnya buku agenda surat keluar dan arsip. Pegawai kurang mahir dalam menggunakan komputer. Kurangnya komputer, printer dan scanner di setiap ruang. Kondisi geografis yang menjadi kendala dalam pendistribusian surat. 3) Memberikan motivasi kepada pegawai yang mengerjakan pekerjaanya tidak sesuai dengan aturan. Memberikan motivasi pegawai yang kurang mahir menggunakan komputer. Pemenuhan sarana transportasi untuk pendistribusian surat. Saran yang dapat penulis berikan perlu penambahan sarana seperti almari dari besi, baki surat, penambahan satu perangkat lengkap komputer di setiap ruangan, mesin fotocopy, perlu diadakan pelatihan komputer untuk pegawai demi lancarnya proses pelayanan. Perlu penekanan pemberian motivasi terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci: Kantor Kecamatan Donorojo, surat masuk dan surat keluar