PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA UNIT TATA USAHA SMK MA`ARIF KRETEK KABUPATEN BANTUL

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip pada unit Tata Usaha SMK Ma`arif Kretek Kabupaten Bantul. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian terdiri atas Kepala Tata Usaha, Bendahara, Agendaris & Pustakawan SMK Ma`arif Kretek. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik keabsahan data yang digunakan adalah teknik trianggulasi sumber dan teknik sedangkan teknik analisis data dilaksanakan melalui beberapa tahap dalam model Miles dan Huberman yaitu dengan teknik reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian yaitu: 1) Proses pengelolaan surat keluar dan surat masuk: a) Surat keluar diketik oleh Kepala Tata Usaha, kemudian dicetak 2 kali, ditandatangani oleh Kepala Sekolah, identitas surat dicatat ke dalam buku agenda surat keluar, selanjutnya satu surat dikirim kepada yang dituju dan satu surat disimpan dalam ordner khusus surat keluar; b) Surat masuk diberikan kepada Kepala Sekolah kemudian diberikan kepada yang dituju, selanjutnya surat diberikan kepada agendaris untuk disimpan di ordner khusus surat masuk dan dicatat pada buku agenda surat masuk; 2) Pemeliharaan arsip belum dilaksanakan; 3) Pengamanan arsip dengan cara menyimpan arsip pada map ataupun ordner kemudian disimpan dilemari dan dikunci, sedangkan pengamanan arsip soft file disimpan dalam folder khusus pada komputer; 4) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara merongsokkan/membakar arsip sebanyak satu kali dalam tiga tahun; 5) Faktor yang mempengaruhi pengelolaan arsip; a) Sistem penyimpanan arsip dinamis menggunakan sistem penyimpanan kronologi dengan menggunakan azaz sentralisasi; b) Fasilitas penyimpanan arsip belum memadai dari segi kualitas; c) Kurangnya pengetahuan dan pelatihan petugas pengelola arsip dalam bidang kearsipan; d) Lingkungan kerja kearsipan kurang kondusif.