PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN NGANJUK

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: 1) penciptaan arsip, 2) penggunaan dan pemeliharaan arsip, 3) penyusutan arsip, 4) faktor-faktor pendukung pelaksanaan pengelolaan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Nganjuk. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian dalam penelitian ini berjumlah tiga orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Langkah-langkah analisis data menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan kesimpulan. Pemeriksaan keabsahan data menggunakan triangulasi sumber dan metode. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan arsip di Sekretariat DPRD Kabupaten Nganjuk meliputi: 1) Penciptaan arsip dalam hal pencatatan surat masuk dan surat keluar berjalan dengan sesuai prosedur; 2) Penggunaan arsip yang meliputi peminjaman arsip masih belum menggunakan prosedur, pemeliharaan arsip tidak pernah dilakukan, arsip yang sudah disimpan dalam almari tidak pernah dibersihkan; 3) Penyusutan arsip yang dilakukan adalah pemindahan dan pemusnahan; 4) Faktor-faktor pendukung pelaksanaan pengelolaan arsip meliputi: a) sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan nomor; b) fasilitas yang ada sudah memadai, akan tetapi penggunaan fasilitas kurang maksimal; c) petugas arsip belum pernah mengikuti diklat kearsipan dan belum ada yang memiliki latar belakang pendidikan dibidang kearsipan; d) lingkungan kerja kearsipan sudah nyaman dilihat dari pengaturan suhu udara, penerangan dan warna dinding.